2017年卒の内定も決まりつつあり、今後入社予定の人達からスムーズにマインナンバーの収集をする必要が出てきます。そこで今回は、マイナンバー収集の際に気を付けなくてはいけないポイントをまとめてみました。
今まで取り扱っていなかった情報のため、マイナンバー対応が難しいというイメージ持っている人も多いと思います。しかし従業員数がそこまで多くない中小企業の場合は、「収集・保管・破棄」のちょっとしたルールさえ把握しておけば今まで扱ってきた個人情報管理とそこまで手間が変わらない内容になっているのです。
この機会にきちんと理解しておきましょう。
素朴な疑問｜そもそもマイナンバーって管理しなくてはいけないの？
基本的なことですが事業者が法令で定められた調書等にマイナンバーを記載することは事業所の義務です。具体的には「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険資格取得・喪失届出事務」などで必要になります。
しかし会社にとっては義務であっても従業員、特にこれから入社する新卒内定者にとっては、「マイナンバー」という重要な個人情報を提出することに抵抗を持っている人もいるかもしれません。
内定者や従業員にマイナンバー収集の必要性を理解してもらう必要がある
つまりマイナンバー管理の義務を徹底するためには、従業員に「マイナンバー収集」の必要性を理解してもらわなくてはいけません。ちなみにマイナンバーの提供を拒否した従業員に対しての解雇や賃金不払いなどは労働法令違反になる可能性があります。
社会人経験がない新卒内定者については、「マイナンバー」の提出の必要性をわかっていない可能性もあります。メールや書面での明示とともに「説明会」や「面談」を行うことも良い方法かもしれません。ちなみに入社がはっきりしていない段階でのマイナンバー回収は禁止されていますのでご注意下さい。
実際にマイナンバーを収集しよう｜気を付けるべき注意点
マイナンバー管理が「義務」であることを理解できたところで、実際にマイナンバー収集の際に気を付けるべき注意点を理解しておきましょう。収集の段階でつまずいてしまうと今後の管理体制にも影響してきます。見落とした箇所がないようにキチンと把握しておいてください。
マイナンバーの事務担当者を決めておく
まず「マイナンバーの事務担当者」を決めておきましょう。担当者を決め窓口を設定しておくことで、マイナンバー情報の一括管理をしやすくなります。重要な個人情報は一括管理することで紛失や漏えいのリスクを減らすというメリットも生まれてくるのです。
マイナンバーの利用目的を明示する
マイナンバーは重要な個人情報になります。前述したように収集する理由を理解してもらうためには「明示」することが重要になってくるのです。方法としては回覧・掲示板、社内メール・文書や就業規則を使うことが有効ではないでしょうか。
明示方法は1つだけではなく複数の方法を利用することで伝達漏れを防止することが出来ます。明示内容については必要事項が記載されていれば問題ないですが、参考として一般的な内容を下記に紹介しておきます。
実際収集をする際に注意するべきこと
従業員の扶養親族のマイナンバーの取得をする必要がある場合は（国民年金第3被保険者の届け出など）従業員が事業者の代わり扶養親族に本人確認をする方法もあります。この方法をとった際は「事業者が従業員に扶養親族の本人確認業務を委託した」という事実を証明する書面を残す方が無難です。
また、きちんと説明したうえでマイナンバーの提出を拒否された場合は、提供を求めた日時などの経過を記録し単純な事業者の義務違反ではないことを明確にしておいてください。
マイナンバー収集に必要な証明書
マイナンバー収集する際に、提出された番号が正しい番号かどうかと番号の正しい持ち主かどうか確認するために必要な証明書は以下の3パターンの組み合わせになります。
- 「マイナンバー通知カード」と「写真付き身分証明書（運転免許証やパスポート）」
- 「マイナンバーが記載されている住民票の写し」と「写真付き身分証明書（運転免許証やパスポート）」
- 「写真付きマイナンバーカード（個人番号カード）」の表面（身元確認）と裏面（マイナンバー番号）
マイナンバーの保管と破棄について忘れてはいけないこと
無事収集できて一安心と言うところですが、保管と破棄でも重要になってくることがあります。ここで間違ってしまうと個人情報保護委員会から勧告されてしまう可能性もあるのです。個人情報保護は従業員を雇用する企業にとっては基本的な内容になりますが、今一度確認しておきましょう。
保管｜マイナンバーを社外に持ち出さない・明示した以外の目的には使用しない
社外に持ち出さないということは当然ですが、関連会社やグループ会社への共有も禁止されています。また、マイナンバーを社員番号として利用することも厳禁です。アルファベットなどに変換することも出来ません。
また、明示した目的以外でマイナンバーを利用する場合には再度明示する必要が出てきます。基本的なことですが、紙媒体で保管する場合は鍵がかかる金庫などに保管し担当者以外が触らないようし、データ保存の場合もパスワード管理の徹底化を行いましょう。
破棄｜退職者のデータ削除や書面の裁断などの徹底
退職などの理由でマイナンバーの利用が不要になった場合は速やかに破棄をしましょう。データの削除はもちろん、書面の裁断も忘れないように行います。一覧表のように裁断が難しいものについては塗りつぶすなどの処理をするようにしてください。
まとめ｜きちんとした説明と管理を今一度確認しよう
どうでしたか。マイナンバー管理の基本がわかったのではないでしょうか。マイナンバーの管理が事業者の義務になっている以上、従業員のみなさんにもキチンと理解してもらうことが重要になってきます。また個人情報の管理と破棄も企業としての当然の義務です。
故意の情報漏えいでない限りすぐに罰則されるわけではありませんが、社会的信用に関わる重要事項になります。今一度見直してみましょう。
- 今回のポイント
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- マイナンバーの管理は事業者の義務
- マイナンバーの管理義務を従業員へのきちんと説明・明示化する
- マイナンバー提供拒否した従業員に対しての解雇や給与未払いは労働法令違反の可能性あり
- 必要な証明書を理解し正しい番号が正しい持ち主のものであるか確認しよう
- マイナンバーは関連会社やグループ会社であっても共有することが出来ない
- 社員番号としてマイナンバーを共有することは出来ない（類推する英字も不可）
- マイナンバー関連のデータや書類の廃棄や不可視化などを徹底化する
関連リンク：社員にマイナンバー提出を拒否された。さて、どうする？
（編集：創業手帳編集部）
