マイナンバー収集のために企業がやっておくべき3つのこと
平成28年1月からマイナンバー制度がスタートしましたが、事業者の方の中には従業員からのマイナンバーを収集するのに苦労したのではないでしょうか。
マイナンバー収集にあたって企業がやっておくべきことを紹介します。
マイナンバー制度とは、「社会保障」「税」「災害」の分野において12桁の個人番号で管理し、行政手続きを円滑に進めるための制度です。
「社会保障」と「税」においては確定申告や年末調整でマイナンバーの記載義務があります。
マイナンバーを記載しないと罰則がある？
事業者は年末調整など納税の手続きを行うために従業員のマイナンバーを収集する義務がありますが、個人情報であるためマイナンバーの提出を断る従業員も出てくるかもしれません。
それでは、マイナンバーを記載しないと事業者にはどのような影響があるのでしょうか。
国税庁や社会保険庁によると申告書にマイナンバーが記載されていなくても収受の拒否は行いません。
また、法律上の罰則もありません。
ただし、企業がマイナンバー収集を故意に行わない場合は義務違反となる恐れがあります。
従業員も同様にマイナンバー提出を拒否した場合の罰則はありませんが、マイナンバーが空欄の従業員について国税庁のチェックが今後厳しくなっていくことが予想されます。
また、社内で独自に規定が設けられた場合は規定を根拠に罰を受ける場合があります。
マイナンバー収集で企業がやっておくべきこと
従業員がマイナンバー提出を拒否するケースに対応するためにも以下の対策を行っておきましょう。
制度について周知徹底する
事業者は従業員からマイナンバーを収集する義務があります。従業員に対して、マイナンバー制度について周知徹底し、理解を深めてもらう必要があります。
また、個人情報の扱いについて不安を持っている従業員に対しては事業者がマイナンバーを利用する目的と、マイナンバーの管理・運営方法や体制を説明して理解を得る必要があります。
拒否された場合に経緯を証明できるようにしておく
マイナンバー提出を従業員から拒否された場合に、事業者が収集を怠ったと見られないためにも拒否された経緯を証明できるようにしておきましょう。
社内規定を設けることを検討する
前述のように、国税庁、社会保険庁ともにマイナンバーの提出を拒否した従業員について罰則規定はありません。
事業者にとってはマイナンバーの収集は義務となるため、マイナンバー提出を義務付けするためにも社内規定を別途設けることも検討しましょう。
罰則あるなしにかかわらず、国が進めているマイナンバー制度の目的と勤務先でどのように管理・使用されるのかについて従業員に理解を深めてもらうことが一番大切なことです。
業務を円滑に進めるためにも、しっかり準備をしておきましょう。
