マイナンバー緊急対策特集2015

あらゆる事業者に関係するマイナンバー制度

マイナンバー制度は別名社会保障・税番号制度とも呼ばれており、社会保障、税および災害対策に関する特定の事務に利用目的が限定されています。
マイナンバーは個人情報となるため収集・保管・利用に際して法的な規制を受けます。

これについては特定個人情報保護委員会から「事業者向けのガイドライン（特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン）」が公表されており、たとえ一人でも従業員を一人でも雇用している法人、個人事業主（自分自身に関しても対象）は個人番号関係事務実施者として規制の対象となります。
人手に余裕のない中小企業でもマイナンバーの取り扱いは避けられません。

中小企業では社会保障・税に関してはそれぞれ社会保険労務士や税理士に委託している場合も多いかと思います。

税関係の書類では税理士の主業務である税務申告関連業務のうち源泉所得税、消費税、相続税がマイナンバーの対象になっています。

多くの中小企業は年末調整業務を税理士事務所に委託しているかと思います。
従業員のマイナンバーの取り扱い業務について早めに税理士との取り決めをしましょう。

マイナンバーの収集

税務に関するマイナンバーの収集でやるべきことは以下です。

• マイナンバーを取り扱う責任者を明確にする
• マイナンバーを源泉徴収票や社会保険関連の書類作成に利用する旨を明示的に説明する
• マイナンバー収集時に本人確認（身元確認）をする

収集の方法や委託先の税理士との連携でもいくつか方法が考えられます。
具体的な方法としては従業員が自分で給与所得者の扶養控除等（異動）申告書に家族を含めたマイナンバーの記載をして提出してもらうのか、マイナンバーのコピーだけをもらって担当者が記入するのか、あるいはデータを渡して委託先の税理士に源泉所得の計算を依頼するなどが考えられますが、いずれの方法でも管理に関する漏洩リスクを減らす策を講じる必要があります。
収集したマイナンバー情報に関しては保管に関しても取り扱いに関してもリスクも手間も少なく済む方法を考える必要があります。

マイナンバーの保管

マイナンバーは個人情報のため、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインに沿った保管をすることが求められています。
具体的には物理的安全管理措置として保管場所への入退室管理を行うことやマイナンバーを取り扱う実務は通常の事務スペースとの間に仕切りを設置することなどがあります。
また盗難防止措置としてデジタルデータでの保管の場合はPCをセキュリティワイヤーで固定することや、情報を施錠できるキャビネットや書庫などに保管することが求められています。

クラウドサービスがマイナンバー取り扱いのカギ

安全管理を含めたマイナンバーの利用プロセスの負荷を軽減するためクラウドサービスも登場しています。
クラウドサービスを利用すれば物理的に社内にデータを持つことがないため物理的安全管理措置の必要がなくなります。

マイナンバー管理freee

月額980円と低コストでマイナンバーをクラウド上で管理できます。収集から保管、利用、破棄まですべてをクラウド上で完結できるため物理的安全管理措置を講じる必要がありません。逆に会計ソフトで培った万全のセキュリティ体制を持っておりインタネット上の安全管理措置は万全です。

MFクラウドマイナンバー

こちらも月額980円からの料金設定となっており、保管容量によってプランが豊富に用意されています。また金融機関からの出資を受けているため金融機関出身者が開発に携わっているため万全のセキュリティが敷かれています。

取り扱う個人情報の数が5000件までなら規制の対象とならなかった「個人情報保護法」ですが、マイナンバーに関しては避けられない課題として中小企業に迫ってきています。

人的リソースに負担をかけずに情報漏えいのリスクを避ける安全管理措置対策の一つの答えとしてクラウドサービスをご提案させていただきました。

いずれの策を講じるにしても情報漏えいやずさんな管理による企業イメージの悪化や損害賠償のリスクは絶対に避けなければなりません。