利益を出すために、収入を増やそうと必死で売上を上げる努力をする経営者がいます。もちろんこれがイケナイと言うことはありません。しかし、利益を上げるためには「収入を増やす」方法と「支出を減らす」方法の2つの手段があるのです。

売上を上げて収入を増やすことは容易ではありません。結果が出るのに期間を要することもあります。しかし支出を減らすことに注視すれば、早く利益を上げることが出来ることも多いのです。今回は支出項目の中でも特に大きな金額となる「人件費」の管理について考えてみようと思います。

スタートアップには「人件費の管理」が重要になって来る

多くの企業にとって、比重の高い支出である「人件費」。経済的なパワーが乏しい創業期に、給与の支払いに苦労してきた企業も多いのではないでしょうか。スタートアップと言われる創業期に、きちんと「人件費」をきちんと管理することが出来ればもう少し楽だったと感じた経営者もいると思います。

人件費管理は、

可視化→集計→差異の把握→対策立案及び実行→効果測定

の工程で進めることで、その効果を発揮するものです。決算書にまとめられた「財務会計」のような書式では、経営者が内容を把握することが困難と言われています。少し面倒でも、この流れで人件費を管理し「無理と無駄」を改善することで、大きな支出削減につながることもあるようです。

人件費の可視化とは|シンプル イズ ザ ベスト

人件費を可視化は、「人件費を発生させる外的要因」と「実際の作業項目」の“2つの軸”が基本になってきます。2つの内容を具体的な内容は

  • 外的要因:顧客名・案件名・サービス名
  • 作業項目:テレアポ・商談・提案→実際の作業段階が該当

になります。もちろん個々の内容は会社ごとで違ったものになるはずです。

顧客・案件名に対応した作業内容を、一目見てわかるようにすることが重要で、さらに時間経過に合わせて観測できるように整理することが望ましいです。何よりも大事なことは、一目見てわかるようシンプルにまとめることになります。

中小企業のように、特定業務に対して専任スタッフがいない場合は、職務単位ではなく作業単位で整理していく方がいいと思います。

集計|作業のためにかかった時間を集計する

外的要因と作業内容を可視化したら、その作業にどの程度時間がかかったかを集計します。業務ごとの従業時間を手書きで記し、エクセルに手入力してもいいですが、可能ならばマクロを組んで業務ごとの従業時間を打刻した方が手間を省くことが出来るでしょう。

目的は「集計」です。集計が正しくできればどの方法でもいいので、会社の人材やシステムにあった方式を選択しましょう。

差異の把握|差異の原因が何かを見極めることが重要

差異の把握とは、「一般的な基準値」や「前もって見積もった目安の作業時間」と比べ、実際にかかった時間にどれだけ差があるかを確認することです。

正確に可視化→集計が出来ていれば、差異を確認することは難しいことではありません。しかし重要なことは、「その差異が発生した原因」を見極めることにあります。

例えば、協力会社の納品が遅れたことが原因で作業が遅れたのであれば、それは「外的要因」です。病欠が増えたことにより作業が遅れたのであれば、当然「内的要因」になります。

また差異には、「遅れ」と「早まり」の2種類があるので、どちらも要因をはっきりさせておきましょう。

対策立案と実行|重要性を見極め優先性が高いモノから改善する

さて、ここまで作業すれば、おのずと改善しなくてはいけない箇所が見えてくるのではないでしょうか。改善するべき箇所は、おそらく一つではないはずです。ここで「全てを改善しよう」しない方がいいと思います。改善効果や改善にかかるコストを見極め、優先性の高いモノから取り掛かるということが重要です。

例えば、月間で3時間の効率化が見込める改善と、月間で20時間の効率化につながる改善がある場合、月間20時間の効率化につながる改善に取り組んだ方がいいことはわかると思います。

ただ、この改善のために、金銭的・時間的コストが必要になるのであれば、この改善の優先順位は下げた方がいいかもしれません。会社の運営状況により優先順位のつけ方は変わってくるので、コストや効率化の明確な基準はありません。自社の状況をシッカリ把握し、適した基準を見極めましょう。

また、改善が必ず成功するわけではないことも、念頭に置かなければいけません。

効果測定|目標と結果の差異を把握し新たな変更を

実際に改善に取り組んだ後に、効果を測定します。手順は全く同じ手順でかまいません。目標値と実際の改善効果を比較し問題点を明らかにし、微調整を加えながら何度か対策の立案と実行を繰り返しましょう。

その際人件費も発生するので、同じ様に人件費の管理を行う必要があります。

まとめ|人件費管理を繰り返し効率よく支出を減らそう

どうでしたか。人件費の管理の仕方が解ったでしょうか。冒頭でも書きましたが、収入を増やすよりも支出を減らす方が上手くいきやすい場合が多いようです。支出のなかでも大きな割合を占めている「人件費」を見直すことは、支出削減の近道と言えるでしょう。もう少し利益を増やす必要があるという企業は、一度人件費の管理を行ってみてください。

今回のポイント
  • 利益を増やすには「収入を増やす」と「支出を減らす」という2つの手段がある
  • 一般的に、「収入を増やす」より「支出を減らす」方が結果が出やすい場合が多い
  • 人件費の管理は、可視化→集計→差異の把握→対策立案及び実行→効果測定の流れで行う
  • 可視化はシンプルに見やすくまとめる
  • 差異の把握は、差異が起こった要因を見極めることが重要
  • 改善効果と改善コストの面から、優先順位を見極め「対策立案と実行」を行う
  • 支出の中でも高い比重を占める「人件費」の管理を行うことは、利益を増やす近道になる場合も多い

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(編集:創業手帳編集部)