平成28年度の年末調整までに事業者に義務化されると言われている「マイナンバー管理」、準備は済んでいますか?社内に専門部署が設置されていたり、税理士や会計士などをアウトソースしている事業者であれば、すでに対策は完了している企業がほとんどでしょう。

しかし数人から数十人ほどの企業では、代表自ら会計事務を行っていたり、専門知識がない人が担当している場合も少なくありません。

そこで今回は、従業員や新入社員からスムーズにマイナンバーを収集できるように、わかりやすくマイナンバー制度について解説していきます。従業員のマイナンバー管理は事業者の「義務」です。猶予期間が終わったときに慌てないように参考にしてください。

従業員のマイナンバー管理は「事業者の義務」である

繰り返しになりますが従業員のマイナンバーの管理は事業者の義務になります。始まったばかりの制度のため現状では法律上の罰則が定められているわけではありません。しかし今後はチェックが厳しくなることで、罰則とまではいかなくとも、何らかの対応を求められることがある可能性があります。

会社にとってマイナスな状況が起こってからでは遅いです。この機会にマイナンバーの概要をきちんと理解し、従業員に理解してもらい、スムーズに個人番号を収集できるようにしていくことが重要になります。

マイナンバー制度について見直してみよう

マイナンバー制度は2016年度から導入された「国民総背番号制」とも呼ばれている新しい個別の制度名です。個人情報や社会保障などの情報を個人番号に紐づけすることで、行政の処理を簡略化することで今まで困難であった行政サービスの導入をすることができるようになりました。

マイナンバーには「法人(13桁)」と「個人(12桁)」の番号が振り分けられます。今後、事業者は従業員のマイナンバーを収集・保管・破棄するといった「管理」が義務化され、「社会保障・税金・災害補償」の手続きに関する事務に限定して、マイナンバーが利用されます。

義務であり限定された目的以外には利用しないことをわかってもらうことが重要

マイナンバー導入に即して研修などを行う事業者も多いと思いますが、非常に有効な手段と言えるでしょう。今までなかった「重要な個人情報」を差し出して欲しいと言われて不安でない人はいないはずです。

どのような手続きの際にマイナンバーを利用するか、特定の場面以外では絶対に利用しないことを明確化することで、不安を多少でも取り除くことができるのではないでしょうか。

また、実際に管理する事業者・担当者にとっても利用目的を正しく理解することで、個人情報の漏えいを防ぐことが出来ます。○○以外では絶対利用しませんという確固たる意志を従業員の皆様にわかってもらいましょう。ちなみに、グループ会社や関連会社での番号の共有も禁止されています。

マイナンバーの具体的な利用目的をきちんと説明しよう

マイナンバーは「社会保障・税金・災害補償」に関した事務のみで利用します。従業員の過去の個人情報(就業履歴)などの調査など、その他の目的で利用することは出来ません。実際にどのような場面でマイナンバーを利用するのかまとめてみました。

  • 社会保障 → 健康保険・厚生年金保険届出事務など
  • 税金 → 源泉徴収票作成事務など
  • 災害補償 → 労働災害補償(労災)など

つまり今まで提出していた書類の作成に「マイナンバー」の記載が義務化されたということになります。「今まで扱ってきた個人情報に加えて「マイナンバー」の管理も追加されたので、今まで以上に管理に注意します」ということをわかってもらうことが重要ではないでしょうか。

では実際に収集する際に気を付けることは?

上記の内容を研修や面談などを行い理解してもらうことが重要であることはわかってもらえたでしょうか。実際に従業員の皆様に理解してもらったところで、収集の作業に移ります。収集の際に気を付けなくてはいけないこともいくつかありので、こちらもきちんと把握しておきましょう。

マイナンバーを収集することを明示する

「社会保障・税金・災害補償」で利用する目的でマイナンバーを収集することを明示する必要があります。明示した内容でしかマイナンバーを利用することが出来ませんので、明示内容は具体的かつ幅広い内容で明示することが重要になってきます。

マイナンバーが正しい番号であるか番号の正しい持ち主であるか確認する

マイナンバーは12桁の数字です。口頭や手書きの申し込みの場合にはミスが生じる可能性が大きくなります。マイナンバーを示した正式書類と身分証明書のコピーを控え確認をしましょう。一般的な収集方法には以下の3つがあります。

  1. マイナンバー通知カードと写真付き身分証明書(免許証やパスポート)
  2. マイナンバーが記載された住民票の写しと写真付き身分証明書
  3. 写真付きマイナンバーカード(個人番号カード)

また、従業員が事業者の代理となり扶養親族の本人確認とマイナンバーの収集を行うこともあります。その場合は事業者が従業員に本人確認の業務を委託したことを証明する書類を残しておくことが無難です。

それでもマイナンバーの収集を拒否されてしまったときは

きちんとした研修や面談を行っても、マイナンバーの収集を拒否されてしまうこともないわけではありません。現状はマイナンバー管理義務違反に罰則があるわけではありませんが、何らかのかたちでマイナスな対応を取られてしまう可能性もあります。

拒否された場合は、収集を求めた日時を経過を細かに記録し、単純な義務違反ではないことを明らかにしておきましょう。

まとめ|きちんと理解し対策を行うことで収集は速やかになる

どうでしたか。マイナンバーの収集のポイントはわかったでしょうか。重要な個人情報を差し出す従業員の不安を取り除くためには、きちんとした説明を行うことが近道になります。少し手間になってしまいますが、マイナンバーに限らず個人情報保護は事業者にとって今以上に重要になってくるはずです。

罰則がないからと言っておろそかにしてしまうと痛い目に見る可能性もありますので、この機会にしっかりと見直しましょう。

今回のポイント
  • 従業員のマイナンバー管理は事業者の義務である
  • 「社会保障・税金・災害補償」以外の目的でマイナンバーを利用することは出来ない
  • 従業員に上記のことを理解してもらうことが必要
  • マイナンバーの収集方法は主に3つあり、収集前に利用目的の明示が必要
  • マイナンバー収集を拒否された場合は状況を細かに記録し、単なる義務違反ではないことを明確にする

関連リンク:社員にマイナンバー提出を拒否された。さて、どうする?

(編集:創業手帳編集部)