確実に振り込んでもらうための請求書とは?

サラリーマンであれば、営業事務や経理が作成してくれた請求書も、会社を設立したばかりの起業家は、自分で請求書を作成しなければいけません。

しかし、いざ作成しようと思うと、書き方が分からず困る方も多いのではないでしょうか?

今回は、請求書の基礎知識と知っておくべき3つのポイントをお伝えします。

請求書には2種類の方式がある?

請求書とは、商品やサービスの代金を取引相手に請求する書類です。

請求書には、提供した商品名と数量、合計金額、振込先や支払い期限等を記載します。

請求書は、経理的な意味合いだけでなく、確実に入金してもらう為に、相手に配慮して作成することが大切です。

また、請求書には以下の2種類があります。

1.都度方式

都度方式は、商品を納品する際にその都度請求書を発行する方式です。

主に新規取引の場合、この方式を選択するケースが多いです。納品から請求までのタイミングが短く、掛売方式に比べて代金を早く回収できるメリットがあります。

2.掛売方式

掛売方式は、ある一定期間に納品した売上をまとめて請求する方式です。

15日締めや20日締め等、月に一回締め日を設け、一ヶ月の売上をまとめて請求します。

一つの商品単価が低い場合や毎月取引がある取引先の場合に適しています。

 

請求書の基礎知識 注意するべき3つのポイント

1.書き方に法律上のルールはない!

請求書の書き方には、定められたルールがありません。その為、相手の会社がどの様なフォーマットを希望するのかが最も重要です。

請求項目や請求書の発行日等、相手先のルールを事前に確認してから作成するようにしましょう。

また、作成した請求書は郵送すべきかどうかも確認しましょう。

2.入金してもらえなければ意味がない!

請求書を送付する目的は、入金してもらうことです。入金が無ければ、ビジネスは成り立ちません。

確実に入金してもらえる書き方となっていることが重要です。

特に、入金日、相手先の担当者名、請求項目、入金先の口座番号がしっかりと明記されていることを確認しましょう。

また、相手が必要とするタイミングで請求書を迅速に送付することや、入金日を電話で知らせることも必要です。

3.細かいところまで必ず確認!

請求書を作成する際、ミスしがちがないくつかのポイントがあります。

これらのポイントもチェックして送付するようにしましょう。

■消費税の端数は毎回統一しているか

消費税は小計の下に記入します。

消費税を計算する際に端数が出る場合には、注意が必要です。

小数点以下を切り捨て、四捨五入、切り上げのどの方式にするのかは事業者が自由に決めることができるので予め決めておきましょう。

このとき一貫性が必要となり、毎回違う方式にすることはできません。

■角印

実は角印には法的な意味合いはそれほどありません。しかし、多くの企業が請求書に角印を押印しています。

会社として正式な書面であることを示す為にも、角印を押印して送付しましょう。

万が一、記入ミスがあった場合には、取引先にお詫びの一報を入れた後、請 求書を再発行し、お詫び状を添えて送付します。

二重線と訂正印で金額を訂正するのではなく、「再発行」等と明記し、新たに請求書を発行しましょう。

請求書の書き方 参考例

5--請求書

1.宛先

宛先は会社名+経理部または担当者となります。宛先を誰にすれば良いか、事前に取引先に確認しましょう。

担当者に送付し、確認後に経理に回される等、請求書の宛名と封筒の宛先が異なる場合があるので注意が必要です。

2.請求番号/通番

データを管理する目的で、請求書に番号を付けます。

請求書の番号は、納品書や見積書の伝票番号等とリンクさせると、管理がよりし安くなります。

また、相手先と電話で請求書のやりとりをする場合、簡単に書類を特定することができます。

万が一、請求書に不備があり再発行する場合には、請求書の通番に枝番号(子番号)を付けます。

また、同じ取引先に複数枚の請求書を発行する場合(各事業所、支店、工場宛てにまとめて請求書を発行する等)には、代表番号と枝番号を使うと、請求書の作成や区分けがスムーズです。

掛売方式の取引先に対して、複数枚の請求書をまとめて発行する場合にも、代番号と枝番号を使うことにより、請求書の作成や区分けがし易くなります。

例:請求番号:1234567 ……代表番号の例
請求番号:1234567-01 ……代表番号+枝番号「01」

3.請求書の発行日

請求書の発行日は、事前に相手先に知らせることで、トラブルを回避できます。

ほとんどの企業では、締め日を設定しており、月末の日付と初月の日付では処理する月が異なります。

請求日は、相手先の締日を記載することが多いようです。

4.請求側の会社名と捺印

請求書には、その会社の正式な書類であることを示す為に、会社の角印を押します。

角印を押す位置は、社名をすべて隠すのではなく、社名に少し掛かるように右に寄せて捺印します。

また、請求書のフォーマットによっては、担当者印を押す箇所がある場合もあります。

ひとりのみ捺印する場合には、右端の四角に押します。上司も捺印する場合は、上司がその左に承認印を捺印します。

5.請求書のタイトル

都度方式の場合は「請求書」というタイトルにします。掛売方式の場合は、年月をタイトルに明記し「○○年○○月分御請求書」とします。

また、タイトルの下には、一言文章を記載します。

■タイトルの下に書く文章例

請求書の場合:
「平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。下記の通りご請求申し上げます。何卒宜しくお願い申し上げます。」

請求書兼口座振替のお知らせの場合:
「日頃は○○をご利用頂き、誠にありがとうございます。下記の金額をご指定の口座から振り替えさせて頂きます。振替日の前日までにご指定の口座にご入金ください。」

6.繰越金

請求書を作成した締日の時点で未入金の金額がある場合、繰越金として記載します。

7.商品名と数量

明細欄に、商品名、単価、数量等を明記します。明細が元で支払い時にトラブルになることが無い様、しっかりと記入しましょう。

8.合計金額

合計金額は太字や大きめのフォントにし、最終的に請求書が請求している金額を分かり易く表示しましょう。

9.振込先

支払い方法、銀行口座名や口座番号等、振込先は必ず記載しましょう。

10.振り込み手数料

特に指定や契約上の取り決めが無い場合、振り込手数料は支払う側がもつのが一般的です。

振り込手数料を先方に負担させない場合には、請求書にその旨を明記します。

11.支払い期限

支払い期限は、契約時に決めておき、必ず明記します。契約上の取り決めがない場合には、支払う側の社内規定となります。

希望の振込依頼日や支払期限について明確にし、トラブルの無いようにしましょう。

郵送する封筒の書き方

1.宛名

会社宛ての場合:
社名の下に「御中」を付けます。社名が長くスペースに入らない場合のみ、株式会社を(株)と省略します。

担当部署宛ての場合:
先方の部署名の下に「御中」を付けます。社名の後、改行して部署名を書いても構いません。

役職や肩書きのある相手/担当者宛ての場合:
社名、部署名を書き、改行して、役職・名前・様の順に書きます。

特に役職や肩書きがない担当者宛ての場合には、役職を除き、同様の順に書きます。

2.「請求書在中」

請求書が完成したら、封筒に入れ、送り状、請求書、明細書を同封して発送します。

封筒の表には、赤字で「請求書在中」と記します。市販のゴム印等を使用しても構いません。

請求書がその中に入っていることを表示することで、相手先の注意を引くことができます。

まとめ

会社は入金が無ければ成立ちません。

請求書は、取引先に確実に入金してもらう為に、会社にとって非常に重要な書類です。

また、経理的な意味合いだけでなく、入金に向けた細かい配慮や取引先とのコミュニケーションツールとしても大切です。

以上のポイントをふまえ、あなたの会社のオリジナル請求フォーマットを作成してみてください。